Bienvenue à l'école! Les cours ont commencé et vous préparez votre prochain annuaire. C'est génial!
Alors… quelle est la prochaine étape ?
Chez Friesens, nous voulons vous aider, alors voici une liste de choses que vous pouvez faire pour vous assurer que vous et votre équipe de l'annuaire passez une merveilleuse année.
Commencez à prendre des photos immédiatement
Vous souhaitez commencer à prendre des photos le plus tôt possible au cours de l'année scolaire – qu'il s'agisse du retour de votre administrateur cet été, du premier jour d'école de vos élèves ou même de vos diplômés qui peignent les photos de leurs parkings ; ce sont tous des événements très importants qui surviennent en toute rentrée scolaire, et vous n’avez pas forcément le temps d’attendre votre première réunion d’annuaire pour commencer à collectionner ces photos.
Rencontrez votre consultant en impression
Organisez votre première rencontre avec votre consultant en impression et votre représentant du service client. Votre première réunion avec l'équipe de votre entreprise vous permet de fixer du temps pour les logiciels ainsi que la formation et vous permet d'organiser les meilleures méthodes de communication entre vous et votre imprimerie.
Signez votre contrat
Examinez ou signez votre devis ou contrat préliminaire auprès de votre fournisseur d’impression. La signature de votre devis ou de votre contrat donne à votre imprimerie le temps de réserver du papier, le temps de presse du livre et, en général, de préparer à l'avance l'impression de votre annuaire huit mois plus tard. Cela les aide vraiment à garantir que vous recevez votre annuaire à temps et que vous obtenez le matériel dont vous avez besoin.
Fixer des délais
Préparez votre annuaire pour réussir ! Assurez-vous d'avoir une idée des pages qui peuvent être complétées et soumises à votre usine, et vous vous assurerez de ne jamais avoir à vous soucier des pages en retard.
Attribuer des rôles au personnel
Assurez-vous que chacun sait de quoi il est responsable, qu'il s'agisse d'attribuer du matériel à vos photographes ou de permettre à vos rédacteurs d'organiser du temps pour des entretiens, ainsi que de former tout votre personnel. Vous voudrez vous assurer que tout le monde est affecté le plus tôt possible afin qu’ils puissent se mettre au travail.
Revoir l’annuaire de l’année dernière
La révision du livre de l’année dernière avec votre équipe vous donne la possibilité de voir ce qui s’est bien passé, de voir ce qui pourrait nécessiter des améliorations et de vous indiquer comment vous pouvez apporter des modifications au projet de cette année. Personne ne veut voir la même chose que l’année dernière, et c’est votre meilleure chance de passer en revue et de voir quels changements vous aimeriez personnellement apporter.
Obtenez une liste d'événements
Parler à votre équipe administrative des événements qu’ils espèrent et s’attendent à avoir lieu tout au long de l’année scolaire peut avoir un impact considérable sur votre échelle de pages. Nous savons tous qu’en début d’année les événements sont peut-être un peu plus fluides qu’ils ne le seront dans quelques semaines, mais c’est une très bonne base pour la façon dont vous allez établir votre annuaire.
Préparer une échelle de pages
Préparer votre échelle de pages peut vous dire toutes sortes de choses. De « oh non, nous avons raté cet événement l'année dernière » à « nous avons en fait besoin de plus de pages que nous ne le pensions ». Assurez-vous donc que votre échelle de pages est bien organisée et que vous serez ainsi préparé plus tard – personne n’aime les surprises !
Être inspiré
L'inspiration pour la photographie et le design existe partout, de la mode aux jeux vidéo, en passant par votre bibliothèque locale et même vos anciens annuaires ! Vous trouverez des idées de design partout – assurez-vous d’avoir une bonne collection avant de commencer à créer votre annuaire.
Choisissez un thème et créez votre guide de style
Votre thème et votre guide de style constituent la base de tout votre annuaire. De la photographie à l'écriture en passant par la mise en page et le design ; tout découle de cette configuration originale, alors assurez-vous que tout est bien organisé.
Planifiez la vente de votre annuaire
À moins que vous ne soyez une école qui a inclus l’annuaire dans les frais de scolarité, vous devrez vendre votre annuaire. Travailler avec votre consultant en impression ou votre représentant du service client peut vous offrir de nombreuses options pour vendre et faire la publicité de votre livre. Assurez-vous d’envoyer autant d’exemplaires que possible car cela garantira le succès du livre de l’année prochaine.
