~ par Dave Fehr, spécialiste principal du projet d'annuaire
Vous venez de recevoir l'e-mail… vos annuaires ont quitté Friesens et sont en route vers vous. Félicitations ! Et maintenant ?
On a souvent l’impression que la dernière chose à faire pour votre publication est d’informer votre consultant en impression ou votre spécialiste de projet que le livre est approuvé et prêt à être publié. Cependant, il y a des étapes à suivre une fois que les livres ont été expédiés et livrés.
Préparation de l'accouchement
Lorsque vos livres sont expédiés, vous devriez recevoir une notification. Vous pouvez même obtenir des informations de suivi afin de savoir où se trouvent vos livres à tout moment. C'est l'occasion de préparer votre personnel administratif à la livraison, ainsi que d'organiser une partie de votre personnel de l'annuaire pour vous aider à recevoir l'envoi. Prenez des collations, mettez de la musique et faites la fête. C'est un moment passionnant !
Jour de livraison – Avant la signature du reçu
À l'arrivée de votre colis, votre coursier vous remettra votre reçu d'expédition. Avant de valider les documents, voici quelques étapes à suivre :
- Comptez les cartons. Votre bordereau d'expédition indiquera le nombre de cartons à recevoir. Assurez-vous qu'ils sont tous comptabilisés et ne signez que ceux que vous recevez réellement.
- Vérifiez les dommages. Cela arrive. Il arrive qu'un carton soit écrasé ou que vous constatiez des dégâts des eaux. Prenez des photos des dégâts sous plusieurs angles et notez-les sur le formulaire que vous signerez. Si possible, demandez également la signature du livreur.
Jour de livraison – Déballage
Si vos cartons sont endommagés, photographiez les livres endommagés qui pourraient s'y trouver. N'hésitez pas à nous les envoyer par e-mail afin que nous puissions suivre l'évolution des dommages et les problèmes de livraison.
Si vos cartons arrivent intacts, ouvrez-en un et examinez rapidement le livre. Des erreurs peuvent survenir lors de la production, et il est important de vérifier le livre avant de le distribuer à vos élèves… il est difficile de le récupérer si vous constatez un problème par la suite !
Félicitez votre équipe
Remerciez votre personnel pour son travail acharné ! L’annuaire est un projet énorme, et leurs efforts méritent d’être célébrés. Si vous avez le temps, asseyez-vous et discutez de ce qui s’est bien passé et de ce qui pourrait être amélioré l’année prochaine. C’est beaucoup plus facile à faire lorsque le projet est frais dans l’esprit de chacun.
Partagez votre annuaire
Annoncez la livraison à l'école ou organisez un événement ! Si possible, rassemblez les élèves et distribuez les livres à tous ceux qui ont commandé. Préparez des marqueurs pour les signatures et prenez des photos pour motiver les élèves et pour la publication de l'année prochaine.
C'est fini ! (Sauf la facture)
Vous recevrez probablement votre facture par courriel de votre imprimeur. Assurez-vous qu'elle soit adressée à la bonne personne pour le paiement, et le tour est joué !
Félicitations pour avoir terminé un autre annuaire incroyable !
Dave Fehr est un spécialiste dévoué du projet d'annuaire depuis 14 ans et travaille avec des écoles partout au Canada et aux États-Unis. Il apporte des années d'expérience dans le soutien technique et l'enseignement aux étudiants afin de maximiser leurs pages grâce à la conception et à la technologie. Dave est passionné par l'aide aux conseillers et aux étudiants pour créer le meilleur annuaire possible et quelque chose dont ils peuvent être fiers pour les années à venir.
