~ par Kassie Vanderweyde, spécialiste de projet de la Division du livre
Chez Friesens, un service à la clientèle exceptionnel est la raison pour laquelle nous sommes ici. Un des aspects clés d'un service de haute qualité est de s'assurer que nous disposons de toutes les informations de spécification nécessaires pour vos projets de livres. Cela nous aide non seulement à répondre à vos attentes, mais aussi à maintenir un processus de production fluide et efficace. Explorons pourquoi l'examen des informations sur les spécifications est si crucial et comment cela profite à toutes les personnes impliquées, y compris vous, nos précieux clients, ainsi que nos représentants du service à la clientèle (CSR), le personnel de production et d'expédition.
Pourquoi les renseignements sur les spécifications sont importants
Lorsque les CSR reçoivent des bons de commande des clients, ces documents peuvent varier considérablement. Certains bons de commande incluent toutes les spécifications nécessaires, tandis que d'autres peuvent contenir des informations manquantes ou manquer complètement de détails liés aux spécifications. Il est de la responsabilité du CSR d’examiner les détails de ces bons de commande par rapport aux spécifications du devis afin d’assurer la cohérence et que les matériaux que nous commandons correspondent à vos attentes. S'il y a des incohérences dans les informations entre le bon de commande et le devis, nous devrons nous arrêter et demander des éclaircissements, ce qui peut entraîner des retards.
Problèmes courants nécessitant des éclaircissements
Voici quelques-uns des problèmes les plus courants qui amènent les RSC à demander des éclaircissements :
- Clauses standard : clauses copiées-collées qui ne sont pas pertinentes pour le travail en question, comme « F&G requis pour l'approbation », même si elles ne sont pas nécessaires pour les réimpressions.
- Différentes marques de matériaux : répertorier sur le bon de commande des marques de matériaux différentes de celles indiquées sur le devis, telles que « 100# Rolland Opaque True White Smooth » au lieu du blanc mat de 100 lb indiqué.
- Plusieurs matériaux pour le même composant : liste de deux matériaux pour le même composant, comme 95 lb Gloss C1S et Sustana Endleaf White, tous deux répertoriés comme matériaux de jaquette.
Nous ne commandons pas de matériaux tant que toutes les spécifications n'ont pas été confirmées. Par conséquent, s'il nous arrive de devoir nous contacter pour clarifier des détails de spécifications peu clairs, cela retarde notre capacité à commander des matériaux et peut compromettre les dates de livraison.
Suggestions pour éviter toute confusion
Pour que votre projet progresse sans problème, voici quelques suggestions :
- Utilisez une terminologie cohérente : utilisez la même terminologie qui apparaît sur le devis Friesens sur votre bon de commande.
- Examinez attentivement les modèles : si vous utilisez un modèle ou un bon de commande précédent pour un nouveau modèle, examinez-le attentivement et assurez-vous que tous les détails sont pertinents pour le travail en cours.
- Spécifier les couleurs des matériaux : assurez-vous que tous les matériaux nécessitant une couleur sont répertoriés, tels que le matériau de couverture, les couleurs PMS, les bandeaux, les films, etc.
- Fournir des documents supplémentaires : si votre organisation dispose d'un programme de bons de commande standard qui ne permet pas de notes sur les spécifications, veuillez également envoyer une copie signée du devis Friesens ou un document Word décrivant les spécifications du livre.
Aller au-delà des attentes
Pour améliorer davantage le processus, pensez à inclure des renseignements supplémentaires :
- Informations sur les épreuves : précisez les épreuves nécessaires, y compris les pages nécessaires pour les épreuves couleur contractuelles, ainsi que l'adresse à laquelle elles doivent être envoyées.
- Informations d'expédition : inclure des détails sur l'endroit où les marchandises doivent être livrées, les renseignements sur le lieu de réception (contact, heures, rendez-vous de livraison, état du quai de chargement) et les notes nécessaires sur l'étiquette du carton.
- Placement des éléments spéciaux : fournissez des notes sur l'emplacement des éléments spéciaux, tels que des autocollants, des encarts, des étuis, etc.
En étant intentionnel quant aux informations incluses sur un bon de commande, vous aidez notre équipe à mettre en place un stock plus rapidement et garantissez que vos attentes sont satisfaites. Cela nous permet de vous aider à faire connaître votre meilleure histoire au monde, avec la qualité et le soin qui font la réputation de Friesens.
Merci de l'attention que vous portez à ces détails et de votre partenariat avec nous pour créer des livres exceptionnels. Votre collaboration fait une différence significative dans notre capacité à mieux vous servir.
