~ par Evan Kehler, consultant en impression – Minnesota et Louisiane
Alors que l'année scolaire tire à sa fin, la tentation est grande de déconnecter complètement de l'album de fin d'année pour l'été. Et honnêtement ? Vous avez bien mérité une pause.
Mais voici un point à considérer : consacrer un peu de temps à la préparation de l’annuaire pendant l’été peut rendre l’année suivante plus organisée et beaucoup moins stressante… pour les conseillers et les élèves.
Voici quelques actions astucieuses (et réalisables) que votre équipe de l'annuaire peut entreprendre pendant l'été pour se donner toutes les chances de réussir.
FAITES UN DÉBRIEFING RAPIDE « CE QUI A FONCTIONNÉ, CE QUI N'A PAS FONCTIONNÉ »
Nous en avons déjà parlé… Tant que tout est encore frais dans les mémoires, prenez le temps de réfléchir à l’année écoulée. Pas besoin de faire quelque chose de formel ou de compliqué. Une simple conversation ou un document partagé suffisent. Notez tout. Ces notes seront précieuses lors de la reprise des activités à l’automne, surtout si la composition de l’équipe change ou si les souvenirs s’estompent.
Lisez notre article « Fin du livre de cette année » pour une analyse plus approfondie.
ORGANISEZ VOS PHOTOS
Les photos s'accumulent rapidement durant l'année scolaire. L'été est le moment idéal pour :
- Classez les images dans des dossiers par événement, sport ou thème.
- Supprimer les doublons et les photos inutilisables
- Étiquetez clairement les dossiers pour éviter toute perte (c'est aussi le bon moment pour évaluer votre système de tri des photos).
Consacrer une heure ou deux à l'organisation des photos maintenant peut vous faire gagner des jours plus tard, lorsque les délais approchent.
Idée bonus : Créez une liste de souhaits photos partagée pour l'année prochaine afin que chacun sache quels types de clichés vous espérez prendre.
IMMORTALISEZ LES HISTOIRES DE L'ÉTÉ AVANT QU'ELLES NE SOIENT OUBLIÉES
L'été fait partie intégrante de la vie étudiante, alors pourquoi ne pas en profiter ? Pendant les vacances, n'oubliez pas de ramasser :
- photos de travail d'été
- Camps, voyages, tournois ou bénévolat
- Réflexions ou citations amusantes sur la « première semaine de retour à l'école »
Tu peux:
- Envoyez un simple formulaire Google.
- Organisez un concours photo d'été décontracté
- Demandez aux membres de l'équipe de soumettre quelques faits saillants de leur été.
Cela facilite la couverture de l'automne et donne à l'annuaire un aspect plus complet et personnel. Consultez notre «Intégrer des activités estivales» blogue pour plus d'idées.
COMMENCEZ À RÉFLÉCHIR (LÉGÈREMENT) AU THÈME DE L'ANNÉE PROCHAINE
Pas besoin de prendre des décisions définitives pour l'instant… mais l'été est le moment idéal pour réfléchir ensemble. Encouragez les élèves à :
- Sauvegarder les sources d'inspiration qu'ils rencontrent (motifs, couleurs, polices, phrases).
- Prenez des photos des textures, des panneaux ou des agencements qui attirent leur attention.
- Notez les idées ou les concepts de thèmes au fur et à mesure qu'ils vous viennent à l'esprit.
Un dossier d'inspiration partagé ou un tableau Pinterest est une excellente solution pour stimuler la créativité sans pression. Notre article de blogue « Inspirations pour l'été » vous donnera d'autres pistes de réflexion.
ATELIERS DE RECHERCHE ET POSSIBILITÉS D'APPRENTISSAGE
L'été est aussi le moment idéal pour anticiper le développement professionnel de votre équipe de l'annuaire. En vous renseignant tôt sur les ateliers, vous aurez le temps d'explorer les différentes options, de susciter l'intérêt et de planifier avant la rentrée scolaire chargée. Cherchez :
- Ateliers d'annuaires locaux ou régionaux
- opportunités d'apprentissage virtuel
- Formation pratique axée sur la photographie, le design, la narration ou le leadership
Une option à garder en tête est Spark Academy par Friesens… une expérience d'apprentissage axée sur l'annuaire conçue pour aider les conseillers et les étudiants à perfectionner leurs compétences, à acquérir de nouvelles idées, à essayer quelque chose de nouveau et à se sentir plus confiants à l'approche de la nouvelle année.
EXAMEN DES RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Avant la rentrée scolaire, il est utile de bien définir les rôles et responsabilités de chacun. Pendant l'été, les conseillers et les correcteurs peuvent :
- Examiner les rôles existants
- Notez les moments où les responsabilités semblaient floues ou excessives.
- Réfléchissez aux domaines où le leadership étudiant peut se développer l'année prochaine.
Même une brève description des rôles facilite l'intégration à l'automne, surtout pour les nouveaux employés.
PRENEZ DE L'AVANCE AVEC LES OUTILS DE PLANIFICATION
L'été est le moment idéal pour revoir vos calendriers, échelles, listes de contrôle et modèles de planification. Vous recevrez votre nouvelle trousse d'annuaire à la fin de l'été/au début de l'automne, mais en attendant, posez-vous les questions suivantes :
- Ces outils nous ont-ils vraiment été utiles ?
- Avons-nous oublié quelque chose ?
- Qu'aurions-nous aimé avoir plus tôt dans l'année ?
- Avons-nous suffisamment exploité l'expertise de notre consultant en impression ou de notre spécialiste de projet Friesens ?
Mettre à jour ou actualiser vos outils de planification dès maintenant vous permettra de commencer l'année scolaire de manière organisée plutôt que précipitée.
N'OUBLIEZ PAS DE VOUS REPOSER
Oui, la préparation est utile… mais le repos est tout aussi important. Les équipes de l'annuaire qui réussissent le mieux sont celles qui reviennent à l'automne reposées, ressourcées, motivées et enthousiastes à l'idée de créer quelque chose de significatif.
Vous n'avez pas besoin de passer tout votre été à penser à l'annuaire comme nous. Mais quelques petits pas maintenant peuvent transformer l'année prochaine, où vous aurez du mal à suivre, en une réussite totale. Alors, prenez des pauses. Voyagez. Faites la grasse matinée. Profitez de l'été. Sachez simplement que même une petite préparation réfléchie rendra la prochaine saison de l'annuaire plus facile et plus agréable.
Evan Kehler est le directeur des ventes de Friesens pour le Minnesota et la Louisiane. Il prend plaisir à contribuer à la création d'un annuaire exceptionnel en offrant un service impeccable et un soutien fiable du début à la fin. Quand il n'est pas occupé avec ses clients, il aime passer du temps avec sa femme et sa famille, surtout en plein air. On le croise souvent au gym, car il est passionné de santé et de conditionnement physique, ou sur une patinoire à encourager son fils lors de ses matchs de hockey.
