J'accroche le chapeau de conseiller

~ par Dave Fehr, spécialiste principal du projet d'annuaire

Quitter son rôle de conseiller de l'annuaire scolaire est un grand moment. Que ce soit pour une retraite, un changement d'établissement ou simplement une passation de pouvoir, vous avez consacré d'innombrables heures (et toute votre énergie) à cet ouvrage. Des nuits blanches. Des délais serrés. Des débats interminables sur les légendes. Et pourtant, année après année, vous avez contribué à transformer un groupe d'élèves en une véritable équipe qui a su immortaliser l'histoire de votre école.

Quitter votre rôle de conseiller ne signifie pas la fin de votre influence, elle se transforme tout simplement. Un des plus beaux cadeaux que vous puissiez faire au prochain conseiller est une transition en douceur. Un peu de préparation dès maintenant peut lui épargner bien des soucis et contribuer à la pérennité et au succès du programme de l'annuaire.

Voici comment vous pouvez aider le prochain conseiller de l'annuaire à réussir.

LAISSEZ UN « GUIDE DE JEU DE L'ANNÉE »

Considérez ceci comme un guide des coulisses expliquant le fonctionnement réel des choses. Un simple document (numérique ou imprimé) peut faire toute la différence. Inclure des éléments tels que :

• Échéances clés et calendriers approximatifs
• Informations de connexion et coordonnées (consultant Friesens Print et spécialiste de projet, photographe, assistance administrative)
• Comment votre équipe était structurée
• Ce qui a bien marché et ce qui n'a pas marché (Consultez notre blogue à ce sujet ici.)
• Des particularités ou des attentes propres à l'école

Vous n'avez pas besoin d'écrire un roman. Même des notes sous forme de points suffisent à donner au nouveau conseiller un point de départ plutôt qu'une page blanche.

PRÉSENTEZ-LES AUX BONNES PERSONNES

Le succès de l'annuaire repose avant tout sur les relations. Si possible, présentez-vous chaleureusement à :

• Votre conseiller en impression Friesens
• Votre spécialiste de projet Friesens
• Le photographe de l'école
• Personnel administratif chargé d'approuver les budgets ou les publicités
• Des enseignants ou du personnel de soutien qui offrent souvent leur aide

Mettre des noms sur des visages (ou au moins des courriels) aide le nouveau conseiller à se sentir moins seul et plus soutenu dès le premier jour.

PARTAGER LES POINTS DE VUE DES ÉTUDIANTS

Chaque équipe de l'annuaire a sa propre personnalité. Faites-le savoir au nouveau conseiller :

• Quels élèves sont des leaders naturels ?
• Qui s'épanouit avec les responsabilités
• Qui a besoin de rappels et d'encouragements ?
• Tous les aînés qui étaient des piliers du programme

Ce type de perspicacité aide le nouveau conseiller à établir rapidement un climat de confiance et à placer les étudiants dans des rôles où ils peuvent réussir.

TRANSMETTRE VOS FICHIERS ET SYSTÈMES

Modèles, grilles d'évaluation, listes de vérification, plans de cours… tout cela est précieux ! Si vous avez créé des systèmes qui fonctionnent bien, partagez-les. Même si le nouveau conseiller choisit de procéder différemment, avoir des exemples peut réduire la charge de travail et susciter des idées. Ça pourrait inclure :

• Modèles d'échelle de pages
• Règles de légende
• Formulaires de demande de photos
• Outils de suivi des ventes publicitaires
• Des idées marketing qui ont bien marché

SOYEZ HONNÊTE CONCERNANT LA COURBE D'APPRENTISSAGE

L'organisation de l'annuaire ne s'improvise pas, et c'est tout à fait normal. Informez le nouveau conseiller qu'il est normal de se sentir dépassé au début. Rassurez-le en lui disant :

• Personne n'y arrive parfaitement dès la première année.
• Les erreurs se produisent (même après des années d'exercice).
• L'assistance est toujours disponible.

Un peu d'encouragement contribue grandement à bâtir la confiance en soi.

PRENEZ DU RECUL, MAIS RESTEZ BEINVEILLANT

Une fois la transition terminée, laissez au nouveau conseiller la liberté de s'approprier le programme. Il pourra modifier les processus, tester de nouvelles idées, abandonner ce qu'il appréciait et en intégrer d'autres auxquels il n'avait jamais pensé. C'est un processus d'évolution, et c'est une excellente chose !

S'ils vous contactent pour vous poser des questions, soyez aimable. Sinon, faites-leur confiance. Vous avez fait votre part.

CÉLÉBREZ L'HÉRITAGE QUE VOUS LAISSEZ

Finalement, prenez un moment pour réfléchir. Vous n'avez pas seulement créé des répertoires ; vous avez bâti une culture. Vous avez offert aux élèves des occasions de leadership, des dates limites importantes et un produit fini qu'ils chériront à jamais.

Raccrocher son rôle de conseiller ne signifie pas la fin de l'histoire ; c'est tout simplement la dernière page d'un chapitre exceptionnel. Grâce au travail de fond que vous avez accompli, le conseiller suivant pourra démarrer sur les chapeaux de roue… et c'est une véritable fierté.